+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как правильно сшивать кадровые документы для сдачи в архив

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Как правильно сшить документы для сдачи в архив? Каким гостом руководствоваться? Ответ Ответ на вопрос: Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату. Не пропустите: главные изменения в кадровой работе За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

Статья о прошивке документов поможет вам не допускать ошибок в работе. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту по фамилиям авторов и корреспондентов.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Такое оформление предусматривает: - подшивку или переплет дела для этого из документов удаляют металлические скрепления и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись ; - нумерацию листов дела это делается арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа ; - составление листа-заверителя составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указывается количество листов дела и внутренней описи.

Лист-заверитель подписывается составителем. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается ; - составление в необходимых случаях внутренней описи документов составляется для учета особо ценных, личных, судебных документов, а также для учета дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела ; - оформление обложки дела уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку папку в четыре прокола или переплетаются. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и подшивается. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечить долговременную сохранность.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению. В таких делах проверяется, не осталось ли там документов с постоянным сроком хранения.

Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и в этом же порядке перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Отдельно остановимся на оформлении обложки дела. Согласно установленной форме в Приложении 11 к Правилам работы архивов организаций, в ней указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела тома, части по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов частей , на обложку каждого тома части выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома части.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год ы заведения и окончания дела. При этом если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи, и сроки хранения дела на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Популярные вопросы.

Как прошивать документы

Составление листа-заверителя; Составление внутренней описи документов, если она нужна; Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела. Систематизация документов в деле не обязательна; Нумерацию можно не наносить; Составление заверительного листа не требуется; Оформление титульного листа обязательно; Подшивка в папку. Обратите внимание — на три отверстия можно прошить документы только для пользования. Например, копии документов, которые предоставляют третьим лицам. Как сшить документы на 2 или 3 дырки Архивные документы нельзя прошивать на два или три прокола.

пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы. Полный текст статьи Как правильно сшивать документы (Word, 56Kб) Какие кадровые документы должны быть на предприятии Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки.

Инструкция: как сшивать документы нитками в 2, 3, 4 дырки

Как правильно сшить документы для сдачи в архив? Каким гостом руководствоваться? Ответ Ответ на вопрос: Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату. Не пропустите: главные изменения в кадровой работе За что ГИТ будет штрафовать кадровиков. Статья о прошивке документов поможет вам не допускать ошибок в работе. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы.

Как правильно сшить документы для сдачи в архив?

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы.

Подскажите пожалуйста! Там лежат приказы приём-увольнение, они пронумерованы своей нумерацией и лежат приказы на отпуск, у них своя нумерация.

Оформляем дела на постоянное хранение

Статья: Как правильно сшивать документы Севостьянова Д. Кадровое делопроизводство", , n 11 "Кадровик. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы. Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются.

Оформление дела

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Необходимые материалы для прошивки документов Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью. Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку; В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", , N 11 Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются. Перешить.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. intatdi

    Уважаемый коллега, давно смотрю ваш канал (подписался недавно), т.к. вы и Александр привнесли на просторы интернета действительно интересный контент, отражающий реальную адвокатскую практику. Таких как вы больше нет (столь же интересных для молодых коллег по цеху и полезных для обывателей).

  2. coapresod

    Если введут налог на заробитчан то все народни депутати выплатят налоги тем что им положено и они не платят с тех денег которые платят за лобирование интересов олигархов и налог с их привелегий простой люд плотит налог с больничных листов а привелегий у депутатов больше чем у шахтеров на урановых шахтах и чем интересно они это все заработали?если один закон для всех почему вы тяните себе все а народа фиг ?Заробитчане в этом году в экономику вложили ,6милиардов долларов а МВФ 3 кто кого финансирует?мы в страну тянем олигархи вывозят может пошлем их ?мы никому не должны воров на нары мы свободные люди и эта земля наша мы заплатили за нее кровью а эти шустрики типа Юли и многих других ехайте на ь как поет шнуров

  3. Парамон

    1 нарушенная координация

  4. Никодим

    Так я ничего не видел?